Ich enga­giere mich ehren­amt­lich in dem Ver­ein GFPS, der momen­tan die soziale Platt­form Swabr aus­pro­biert. Swabr ist eine Mischung aus Face­book und Twit­ter und dient pri­mär der inter­nen Kom­mu­ni­ka­tion. Im Zuge der Ein­füh­rung kamen einige Fra­gen und Argu­mente auf, die so sicher­lich auch in ande­ren Vereinen/Unternehmen auf­tre­ten. Ich möchte an die­ser Stelle auf die ein­zel­nen Punkte ein­ge­hen, damit andere GFPS-Vereinsmitglieder aber auch Leser von ande­ren Vereinen/Unternehmen sehen, warum ich für ein sozia­les Netz­werk in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­tion bin.

1. Unser Intra­net hat auch ein Forum, die Mög­lich­keit Pro­file anzu­le­gen und Mails zu schrei­ben, wes­halb brau­chen wir eine soziale Kommunikationsplattform?

Dies ist grund­sätz­lich rich­tig. Den­noch zeigt die Erfah­rung, dass das Intra­net pri­mär zum Wis­sens­ma­nage­ment genutzt wird und nicht als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form. Der Grund ist die Usa­bi­lity des Intra­nets. Für das Wis­sens­ma­nagemnt ist das Intra­net super. Wer Face­book oder Twit­ter gewöhnt ist, nutzt jedoch nicht das interne Forum, da es alleine in der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­land­schaft steht. Die Per­spek­tive des Nut­zers ist unge­fähr die Fol­gende: Warum soll ich den 1er Golf nut­zen, wenn ich auch den 6er haben kann? Die quan­ti­ta­tiv geringe Anzahl der Nach­rich­ten von GFPS-Mitgliedern im inter­nen Forum im Ver­gleich zu den vie­len Nach­rich­ten auf Face­book in den ein­zel­nen GFPS-Gruppen zeigt ein­drucks­voll, wel­ches Auto lie­ber gefah­ren wird. Dies wird auch auf eine soziale Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form zutref­fen. Die Platt­form, die mehr Funk­tio­na­li­tät bie­tet und leich­ter mit ande­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­len ver­bun­den wer­den kann, setzt sich in der all­täg­li­chen Nut­zung durch. Dies bedeu­tet nicht, dass das interne Forum tech­nisch schlecht sei, son­dern nur nicht in die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­land­schaft von den akti­ven Mit­glie­dern inte­griert wird.

2. Der Daten­schutz kann auf die­ser Platt­form nicht gewähr­leis­tet werden.

Soziale Platt­for­men wie Swabr, Zyn­cro oder Bitrix basie­ren häu­fig auf ein Cloud­sys­tem. Da wir als Ver­ein keine Kon­trolle über die Cloud haben, in der unsere Kom­mu­ni­ka­tion gespei­chert wird, ist der Daten­schutz pro­ble­ma­ti­scher. Dies ist ein grund­sätz­li­ches Pro­blem von Clouds. In unse­rem Fall ist die­ser Punkt jedoch nicht so rele­vant, da über Swabr pri­mär kom­mu­ni­ziert wer­den soll und poten­zi­ell heikle Daten wei­ter aus­schließ­lich im Intra­net gespei­chert wer­den. Der Punkt zeigt ein grund­sätz­li­ches Pro­blem: Wis­sens­ma­nage­ment wird häu­fig in ein Topf mit Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­nage­ment gesteckt und Pro­zess­do­ku­men­ta­tion über­haupt nicht betrie­ben, was zu vie­len Miss­ver­ständ­nis­sen führt. Fol­gende Gra­fik zeigt die pri­mä­ren Berei­che, die für unse­ren Ver­ein wich­tig sind und wie diese bis­her und zukünf­tig bear­bei­tet werden:

Die wesent­li­chen Ände­run­gen sind dem­nach, dass die Pro­zess­do­ku­men­ta­tion und die interne Kom­mu­ni­ka­tion auf eine Web 2.0 Logik umge­stellt wird. Swabr dient nicht dem Daten­ma­nage­ment und auch nicht der Doku­men­ta­tion, son­dern der effek­ti­ve­ren inter­nen Kom­mu­ni­ka­tion. (Kurze Anmer­kung: grund­sätz­lich wäre es bes­ser, alle drei Berei­che auf einer Platt­form lau­fen zu las­sen, was bei unse­rem Ver­ein jedoch nicht gewollt ist)

3. Mai­ling­lis­ten kön­nen doch auch alles, was ein sozia­les Intra­net anbietet.

Auf dem ers­ten Blick trifft dies bei der Funk­tio­na­li­tät zu aber nicht bei der Nut­zer­freund­lich­keit. Auf den zwei­ten Blick trifft dies jedoch nicht ein­mal auf die Funk­tio­na­li­tät zu.

Schauen wir uns zunächst den ers­ten Blick an: Sowohl mit Thunderbird/Outlook als auch mit einem sozia­len Netz­werk las­sen sich Mailinglisten/Netzwerke anle­gen, Nach­rich­ten nach Stich­wor­ten durch­su­chen usw. Ein wesent­li­cher Unter­schied ist jedoch, dass Mail­pro­gramme in der Bedie­nung mehr Zeit erfor­dern. Ange­nom­men ein Ver­eins­mit­glied bekommt täg­lich 18 Nach­rich­ten aus dem Ver­ein. Bei jeder Mail gibt es fol­gende Arbeitsschritte:

Danach wid­met man sich der nächs­ten Mail. Bei Face­book oder Swabr hat man im Gegen­satz zu Thunderbird/Outlook einen News­feed. Dies bedeu­tet, die Nut­ze­rin klickt NICHT auf die Nach­richt, son­dern sieht sie sofort. Bei einer Ant­wort wird NICHT auf Ant­wort geklickt, son­dern schreibt sie direkt dar­un­ter. Außer­dem wird die Nach­richt NICHT ein­ge­ord­net oder gelöscht, son­dern mit dem Maus­rad ein­fach im News­feed wei­ter nach unten gescrollt. Gra­fisch sieht dies also so aus:

Ich bin mir ziem­lich sicher, dass die Nut­ze­rin je Nach­richt bei Swabr mind. 10 Sekun­den spart. Dies macht bei 18 Nach­rich­ten je Tag 3 Minu­ten, was bei 365 Tagen im Jahr gut 18 Stun­den Zeit­er­spar­nis sind. Diese Erspar­nis hat man natür­lich nur, wenn man die ein­zel­nen Nach­rich­ten sich nicht noch zusätz­lich per Mail schi­cken lässt.

Kom­men wir zum zwei­ten Blick: Ein sozia­les Intra­net wie Swabr ermög­licht zusätz­li­che Optio­nen sowie eine trans­pa­rente Kom­mu­ni­ka­tion, was bei rich­ti­ger Anwen­dung zusätz­li­che posi­tive Fol­ge­ef­fekte hat. Zusätz­li­che Optio­nen sind, dass bei einer Dis­kus­sion in einer Gruppe leicht wei­tere Mit­glie­der zur Dis­kus­sion hin­zu­ge­fügt wer­den kön­nen, indem ein­fach @Name des Mit­glieds auf der Platt­form im Text geschrie­ben wird. Außer­dem kön­nen durch Hash­tags (#) bestimmte The­men mar­kiert wer­den, wodurch ver­schie­dene Dis­kus­si­ons­fä­den zusam­men­ge­hal­ten wer­den und spä­ter leich­ter auf­find­bar sind. Bezüg­lich der Trans­pa­renz ver­weise ich auf eine wei­tere Frage:

4. Was ich nur Dir schreibe, inter­es­siert doch die Ande­ren nicht. Wes­halb sollte ich dies öffent­lich tun?

Stimmt wie­der nur auf dem ers­ten Blick. Bei Face­book liest man auch nicht alle Mel­dun­gen im News­feed genau durch. Mitt­ler­weile haben wir uns ange­wöhnt den News­feed so zu scan­nen, dass wir nur für uns inter­es­sante Sachen lesen. Wenn ich nun eine Nach­richt an Mit­glie­der schi­cke, dann mar­kiere ich die Mit­glie­der durch ein @, die die Nach­richt unbe­dingt sehen müs­sen. Alle ande­ren Mit­glie­der der Gruppe kön­nen diese Nach­richt lesen, müs­sen es aber nicht. Die­ses Vor­ge­hen hat lang­fris­tig fol­gende gro­ßen Vorteile:

• Bis­her nicht invol­vierte Mit­glie­der kön­nen ani­miert wer­den, sich in Pro­jekte ein­zu­brin­gen, indem sie sich in Dis­kus­sio­nen ein­schal­ten, weil sie das Pro­jekt span­nend fin­den oder weil sie Infor­ma­tio­nen besit­zen, die für die aktu­ell Invol­vier­ten hilf­reich sein könnten.
• Zen­trale Koor­di­nie­rungs­in­stan­zen (bei GFPS der Vor­stand) kön­nen leich­ter sehen, wel­cher Fin­ger des Ver­eins was macht. Dies erleich­tert mas­siv den Koor­di­na­ti­ons­auf­wand und den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­darf aller Mitglieder.
• Alte Dis­kus­sio­nen kön­nen von neuen Mit­glie­dern oder einem neuen Vor­stand viel leich­ter nach­voll­zo­gen wer­den, da diese Dis­kus­sio­nen ein­seh­bar sind. Dadurch erfolgt eine schnel­lere Eingewöhnung.
• Durch Liken kann Zustim­mung erfol­gen. Bei einer Beja­hung von etwas bedeu­tet dies einen Klick, um Gegen­satz zu einer gan­zen Mail. Dies sind sogar noch mehr als 10 Sekun­den Zeit­er­spar­nis. 😉 Durch Liken kön­nen wei­ter­hin sehr leicht Stim­mungs­bil­der für Vor­schläge ein­ge­holt wer­den. Es sind nicht mehr XY Mails nötig mit Zustim­mung, son­dern nur noch Klicks. Dies ist das glei­che Phä­no­men wie bei Doodle. Ter­min­ab­spra­chen erfol­gen durch Doodle viel effek­ti­ver als per Mail, wes­halb die Mai­l­an­zahl dadurch mas­siv sinkt.
• Es gibt noch andere Sachen, die zu gege­be­ner Stunde mal ergänzt werden.

5. Der Anbie­ter könnte irgend­wann sei­nen Dienst ein­stel­len, wodurch dann alle Daten weg wären.

Die­ser Ein­wand stimmt, denn dies kann immer pas­sie­ren. Den­noch ist es ein Schein­ar­gu­ment, denn wie sieht es denn bis­her aus? E-Mails lie­gen auf die pri­va­ten Rech­ner intrans­pa­rent vor. Ver­lässt ein akti­ves Mit­glied den Ver­ein oder wird inak­tiv, weil der Stu­dent anfängt Voll­zeit zu arbei­ten, dann gehen diese Daten bis­her sowieso ver­lo­ren. Wich­tig ist zu beach­ten, was ich schon bei Punkt 2 schrieb. Daten aus dem Wis­sens­ma­nage­ment müs­sen in das interne Intra­net. Daten aus der Kom­mu­ni­ka­tion in der täg­li­chen Zusam­men­ar­beit sol­len raus aus Outlook/Thunderbird bzw. den pri­va­ten Com­pu­tern, um sie für alle nutz­bar bei Swabr zu speichern.

Abschlie­ßend noch ein grund­sätz­li­ches Pro­blem von Ver­ei­nen und klei­ne­ren NGOs/Unternehmen:

In die­sen Orga­ni­sa­tio­nen gibt es häu­fig ein bis zwei Leute, die sich um die Tech­nik – also ums Intra­net, Mai­ling­lis­ten und dem Webauf­tritt – küm­mern. Auch wenn es hart für die Betreuer & Pro­gram­mie­rer der klas­si­schen Intra­nete ist, sie müs­sen ein­se­hen, dass sie als All­roun­der nicht mit den Spe­zia­lis­ten von Drop­Box, Face­book, Yam­mer, Jive, Twit­ter usw. mit­hal­ten kön­nen. Gerade in Ver­ei­nen wird die Arbeit pri­mär ehren­amt­lich geleis­tet, wes­halb die All­roun­der den Mit­glie­dern eine Grund­ver­sor­gung bereit­stel­len, die häu­fig auf Content-Management-Systemen basie­ren. Diese haben den gro­ßen Nach­teil, dass sie nur schwer auf die indi­vi­du­el­len Bedürf­nisse anpass­bar sind und die Nut­zer­freund­lich­keit eher beschei­den ist. Das CMS des GFPS-Intranets ist ganz gut anpass­bar. Die Ein­stel­lun­gen der Tech­nik machen bestimmte Nut­zungs­wei­sen mehr wahr­schein­lich. Ein Bei­spiel bei uns ist, dass man im Intra­net Bil­der nur ein­zeln hoch­la­den kann. Zur Doku­men­ta­tion der bes­ten Fotos von Ver­an­stal­tun­gen ist dies sicher­lich aus­rei­chend, was auch ein pri­mä­rer Sinn des Intra­nets ist. Die Beschrän­kung erhöht die Wahr­schein­lich­keit einer guten Beschrif­tung, ver­hin­dert jedoch den Aus­tausch von meh­re­ren Bil­dern, wes­halb lie­ber effek­ti­vere Sachen wie Drop­Box genutzt wer­den. Sicher­lich ist die­ser Punkt in unse­rem Intra­net änder­bar, aber ist es sinn­voll dies zu ändern? Es erfor­dert Auf­wand der Tech­ni­ker, würde den Sinn hin­term Intra­net ver­än­dern und steht in Form ande­rer Anwen­dun­gen eh bereit.

Im Laufe des Tests von Swabr durch GFPS wird es sicher­lich wei­tere Fra­gen und Ein­wände geben, die ich dann even­tu­ell auch auf die­sem Blog the­ma­ti­sie­ren werde. Ich bin sehr gespannt, wie sich der Test ent­wi­ckeln wird und ich hoffe, dass unsere Ver­eins­mit­glie­der sich auf die neue Platt­form ein­las­sen und ver­su­chen, diese zu nutzen.