Wissensarbeiter sind Leistungsträger in Unternehmen. Sie erfinden neue Produkte, entwickeln neue Strategien, führen Verhandlungen und vieles mehr. Ende der 50er Jahre wurde der Begriff „knowledge worker“ vom Management-Experten Peter Drucker zum ersten Mal geprägt. Zu dieser Zeit fand ein Wandel von der Handarbeit und der Produktionsorientierung zu Berufen mit einem hohen Niveau an Fachwissen, Ausbildung und Erfahrung statt.
Kaum ein Arbeitsplatz, der noch keinen Internet-Anschluss besitzt, kaum ein Mitarbeiter, der nicht ein Web-fähiges Endgerät, sei es ein PC, ein Smartphone oder ein Tablet, nutzt. In unserem heutigen Informationszeitalter erfordern zwischen 25 und 50 % aller Berufe Menschen, die Wissen erschaffen, einsetzen und teilen. Zusätzlich dazu bestimmt das „Internet of Things“ unseren Arbeitsalltag. Unternehmen sind über den gesamten Kontinent hinweg mit Niederlassungen, Produktionsstätten, Service-Centern vertreten. Geschäftsrelevante Daten müssen zur Analyse zentral zusammengeführt werden – natürlich mithilfe des Internets. Nur logisch, dass die Teams, die an solchen verteilten Standorten sitzen, ihr Wissen teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten – dank Internet sind sie schließlich ortsungebunden.
Wissen durch Kollaboration managen
Anstatt Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten an verschiedenen Stellen im Unternehmen zu speichern und zu organisieren, empfiehlt es sich, den Mitarbeitern Werkzeuge zur Kollaboration an die Hand zu geben. Diese ermöglichen die Interaktion zwischen Personen und das Knüpfen persönlicher Beziehungen. Schnell lassen sich dann genau die Mitarbeiter finden, die über das für ein bestimmtes Projekt erforderliche Wissen verfügen. Betrachtet man reale Geschäftsanwendungen, macht dieser Ansatz viel mehr Sinn. Bei vielen heutigen Geschäftsproblemen fällen wir Entscheidungen über Dinge, die nicht einfach quantifizierbar sind. Beziehungen zwischen Menschen zu knüpfen ist ein wesentlich effektiverer Ansatz, wenn Unternehmen mit dynamischen Geschäftszeiten und stetigem Wandel umgehen müssen.
Unstrukturierte Prozesse in der Wissensarbeit
Es liegt in der Natur der Sache, dass die Prozesse in Unternehmen und Organisationen, die von Wissensarbeit geprägt sind, meist unstrukturiert ablaufen, weil sie sich nur schwerlich automatisieren lassen. Die Prozesse sind verschieden und passen sich den jeweiligen Umgebungsbedingungen flexibel an, statt starrer Vorgaben und Regeln arbeiten Menschen kollaborativ an einem Thema und bringen immer wieder neue Impulse ein. Wissen motiviert Wissensarbeiter – je mehr sich ein Wissensarbeiter einem Projekt verbunden fühlt, desto mehr kollektive Intelligenz wird eingesetzt, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. An dieser Stelle wird es allerdings meist schwierig – denn wie lassen sich alle Kenntnisse eines Unternehmens optimal sammeln und allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, so dass sämtliche Gesichtspunkte eines Themas beleuchtet werden können?
Herausforderungen der kollaborativen Arbeit
Kollaboratives Arbeiten birgt Herausforderungen, die nicht zu unterschätzen sind:
- Nicht jeder startet von demselben Ort aus – eine flexible Einführungsstrategie unter Beachtung lokaler Besonderheiten ist sinnvoll
- Die Entscheidungsfindung kann wesentlich komplexer und auch langwieriger werden, deshalb sind klare Kommunikation und ein einheitlicher Entscheidungsfindungsprozess essenziell
- Es kann dauern, bis sich Einsparungen bemerkbar machen und Verzögerungen können frustrierend sein
- Projektteams bestehen aus Menschen mit verschiedenen Charakteren und individuellen Befindlichkeiten. Da jeder seinen persönlichen Arbeitsstil pflegt, kann es schwierig werden, die Projektpartner mit einer einheitlichen Herangehensweise bei der Zusammenarbeit zu unterstützen
Es ist also dringend notwendig, eine Strategie für das Wissensmanagement im Unternehmen zu entwickeln. Hierzu wurden in der näheren Vergangenheit zahlreiche neue Tools entwickelt: Wikis, Blogs, Micro-Blogging, Ideations-Tools, Jams und die neue Generation des Projektmanagements, die man auch kollaboratives Entscheidungsmanagement nennen könnte. Allesamt soziale Werkzeuge für die Entscheidungsfindung. Diese sozialen Kommunikationsplattformen des 21. Jahrhunderts sind der virtuelle Raum, in dem verschiedene Talente zusammenarbeiten, ihre Leistungen erbringen und ihre Fähigkeiten weiter entwickeln.
Werkzeuge für das Wissensmanagement
Ein Wiki allein reicht dafür jedoch oftmals nicht mehr aus. Laut einer Studie der IT-Analysten von Gartner werden in 2016 50 % aller großen Organisationen interne, Facebook-ähnliche soziale Netzwerke haben, und 30 % dieser Netzwerke werden als ebenso essenziell angesehen werden, wie heute E-Mail und Telefon. Der Trend zu diesen Netzwerken hat sich über die Jahre entwickelt: bereits 2012 hat Microsoft den Anbieter von firmeninternen Enterprise Social Networks „Yammer“ gekauft. Seither haben sich zahlreiche Angebote für firmeninternen Enterprise Social Networks im Markt etabliert, darunter Bitrix24, Podio oder auch die kostenlose Software Comindware Team Network, die das Teilen und Bewahren von Wissen in der Arbeitsumgebung mithilfe durchdachter Funktionen ermöglicht. Dazu gehören die Kollaboration mit organisierten Aktivitäten direkt in der Arbeitsumgebung, Diskussionsräume für alle Beteiligten, die Dokumentenverwaltung an einem Ort, die Personensuche im Unternehmensverzeichnis und Organigramm, motivierende Auszeichnungen von Teammitgliedern und eine innovative Benutzeroberfläche, die schnell Akzeptanz findet.
Dieser Gastbeitrag stammt von Helmut Heptner, wofür ich mich herzlich bedanken möchte.
