Enterprise 2.0

Ein Blog über den Einsatz von Social Media in Organisationen

Wie bearbeitet Enterprise 2.0 die Informationsüberflutung durch E-Mail usw.?

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Im letzten Artikel erklärte ich, dass in Unternehmen, wo Enterprise 2.0 eingesetzt wird, primär informelle Kommunikation vermehrt transparent wird. Dies bedeutet, der Kaffeeklatsch und die Gespräche beim Mittagstisch sind teilweise für alle Mitarbeiter einsehbar. Neue Formen der Zusammenarbeit entstanden, da die Faktoren Zeit und Raum in ihrer Bedeutung eingeschränkt werden. So können z.B. mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens an einer Diskussion in einem Videochat teilnehmen, obwohl sie sich nicht am gleichen Ort befinden. Die Möglichkeit mit jedem Mitarbeiter  im Enterprise 2.0 zu kommunizieren, führt zu einem Abbau der Begrenzungen zwischen den Silos und den Hierarchien. In einem meiner Interviews meinte ein Mitarbeiter, er könne über das soziale Intranet „Informationsblitze“ senden, was früher nicht gegangen wäre. Als Folge der extremen Ausweitung der Kommunikation kommt es zu einer Informationsüberflutung, die bearbeitet werden muss.

Der moderne Atlas - Informationsüberflutung cc Martin Springer

Die zentrale Frage der Mitarbeiter in „traditionellen“ Organisationen, die Medien des Web 1.0 und 2.0 nicht im großen Umfang einsetzen, war: Soll mehr transparent kommuniziert werden? Diese Frage wandelt sich durch den intensiven Einsatz der neuen Kommunikationsmedien zu: Wann soll Kommunikation transparent werden?

Schon im Web 1.0 herrschte eine Informationsüberflutung. Die Diskussionen um die E-Mailflut verdeutlicht dies sehr gut. Web 2.0 steigert einerseits die Informationsüberflutung erneut und bearbeitet diese andererseits. Diese Gleichzeitigkeit ist ein Grund, warum Enterprise 2.0 nicht so leicht zugänglich ist und die Potenziale oft nicht erkannt werden. 

Hier sollen vier Möglichkeiten der Bearbeitung des Problems der Informationsüberflutung durch Enterprise 2.0 aufgezeigt werden. In weiteren Artikeln werde ich diese noch genauer erklären:

1. Neue Steuerungsoptionen von Kommunikation:
Kommunikation wird im Enterprise 2.0 anders gesteuert, als es bisher der Fall war. Die transparente Kommunikation in den Web 2.0-Anwendungen unterbindet alte Verfahren der Steuerung, wie das Vorenthalten von Informationen. Es entstehen jedoch neue Steuerungsmöglichkeiten durch Enterprise 2.0. Dazu gehört,

  • dass Informationen leichter gesammelt und ausgewertet werden können
  • dass Einstelloptionen der Web 2.0-Anwendungen erhebliche Potenziale der Steuerung aufweisen 
  • dass die Art und Weise der Nutzung von Enterprise 2.0 beeinflussbar ist 

2. Einschätzung der Relevanz von Problemen und Informationen
Durch den Einsatz von Enterprise 2.0 ist es leichter für Mitarbeiter einzuschätzen, welche Relevanz eine Information oder ein Problem für die eigene Arbeit hat. Die Anwendungen helfen bei der Aufgabe, die Komplexität, welche durch die Informationsüberflutung verursacht wird, zu reduzieren. Dadurch können leichter Entscheidungen getroffen werden. Das Verdeutlichen der Relevanz durch Web 2.0-Anwendungen gelingt durch ein Wechselspiel von technischen Möglichkeiten und der sozialen Nutzungspraxis der Anwender. Durch Funktionen, wie das Abstimmen, Kommentieren oder Teilen von Beiträgen wird Relevanz durch dieses Wechselspiel der technischen Voraussetzungen und den Praxen der Nutzer erzeugt. Das Schaffen von Relevanz ist eine Bearbeitungsstrategie der Informationsüberflutung und gleichzeitig ein Treiber für abteilungs- und hierarchieübergreifende Kommunikation.

Die Schaffung von Relevanz und die Steuerung von Kommunikation stehen der transparenten Kommunikation nicht grundsätzlich entgegen. Transparenz wird nicht vermindert, sondern lediglich bearbeitet. Dies ist beim Streben nach effizienter Kommunikation anders.

3. Die effiziente Kommunikation
Meine Empirie zeigt, dass intransparente Kanäle gewählt werden, weil der schnellen Lösung eines Problems eine größere Priorität zugemessen wird, als  der transparenten Kommunikation im Enterprise 2.0.

4. Abwägung der Möglichkeiten und Gefahren der transparenten Kommunikation
Eine weitere Einschränkung der transparenten Kommunikation erfolgt durch das Abwägen der Möglichkeiten und Gefahren der Kommunikation im Enterprise 2.0. Nicht alle Mitarbeiter haben Vorteile durch die transparente Kommunikation, weshalb sie ihre Möglichkeiten nutzen, um diese zu verhindern. Dies betrifft besonders mittlere Hierarchieebenen, die durch Enterprise 2.0 kommunikativ umgangen werden können. Für Vorgesetzte sind ungefilterte Informationen eine potenzielle Gefahr, die von unten nach oben laufen, wohingegen für hohe Hierarchieebenen diese Informationen als Seismograph für die Stimmung in der Mitarbeiterschaft dienen können. Diese Konstellation hat zur Folge, dass unter Umständen nicht alle Themen im Enterprise 2.0 eingestellt werden. Dies hängt ab vom gelebten Umgang der Organisation mit Fehlern. In der Empirie lässt sich rekonstruieren, dass durch den Einsatz von Enterprise 2.0 deutlich mehr Probleme behandelt werden, die nicht innerhalb eines Teams bzw. einer Abteilung gelöst werden können. Neben kleinen Problemen stehen demnach auch große Probleme im Fokus.

Zusammenfassung: In diesem Artikel wurden vier Reaktionen auf die Informationsüberflutung aufgezeigt, die durch den Einsatz von Enterprise 2.0 einerseits verstärkt und andererseits bearbeitet wird. Dabei unterscheiden sich die Reaktionen durch die Auswirkung auf die transparente Kommunikation im Enterprise 2.0. Die bisherigen Ausführungen waren sehr theoretisch, weshalb die einzelnen Punkte in den nächsten Beiträgen genauer erklärt werden.

 

 

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